إذا كانت منشأتك تُصدر فواتير ضريبية من برمجياتها الخاصة، مثل نظام ERP أو نقاط البيع أو متجر إلكتروني أو تطبيق حجز مخصص، فإن قواعد الفوترة الإلكترونية لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك تحدد كيف يجب أن تُنشئ هذه البرمجيات الفواتير وتشاركها. وتربط المرحلة الثانية، مرحلة الربط والتكامل، نظام الفوترة لديك مباشرة بمنصة فاتورة. يشرح هذا الدليل ما يعنيه ذلك عمليًا لأصحاب الأعمال وفرق المنتجات في السعودية.
المرحلتان في دقيقة
- المرحلة الأولى (الإصدار) بدأت في 4 ديسمبر 2021: يجب إصدار الفواتير عبر حل إلكتروني متوافق يتضمن حقولًا إضافية حسب نوع المعاملة.
- المرحلة الثانية (الربط والتكامل) بدأت في 1 يناير 2023 وتُطبّق على مجموعات متتالية: يجب ربط حل الفوترة بأنظمة الهيئة وإصدار الفواتير بالصيغة المطلوبة.
من يلزمه الربط، ومتى؟
تختار الهيئة المكلفين للمرحلة الثانية على مجموعات حسب إيراداتهم الخاضعة لضريبة القيمة المضافة. فمثلًا تشمل المجموعة الرابعة والعشرون المكلفين الذين تجاوزت إيراداتهم الخاضعة للضريبة 375,000 ريال في 2022 أو 2023 أو 2024، وموعد الربط النهائي 30 يونيو 2026 (إعلان الهيئة). وتُبلغ الهيئة كل مجموعة قبل ستة أشهر على الأقل من موعد ربطها، لذا راجع إشعاراتك وبوابة الهيئة بدل التخمين.
ما الذي يتغير تقنيًا؟
فاتورة المرحلة الثانية لم تعد مجرد ملف PDF، بل سجل منظم وموقّع يجب أن ينتجه نظامك ويتبادله. عمليًا يعني ذلك:
- ملف XML منظم وفق مواصفات الفاتورة الإلكترونية لدى الهيئة (المبنية على UBL 2.1)، إلى جانب الفاتورة المقروءة.
- ختم تشفيري ورمز QR على كل فاتورة.
- معرّفات تربط الفواتير ببعضها مثل معرّف فريد وعدّاد الفواتير وبصمة الفاتورة السابقة، ليصبح التسلسل مقاومًا للتلاعب.
- تسجيل كل وحدة فوترة (كل جهاز أو نظام يُصدر فواتير) لدى الهيئة للحصول على شهادة الختم التشفيري (CSID) عبر بوابة فاتورة.
- الاعتماد المسبق للفواتير الضريبية: تُرسل فواتير B2B وB2G إلى الهيئة ويتم التحقق منها قبل مشاركتها مع المشتري.
- الإبلاغ عن الفواتير المبسطة: تُسلَّم فواتير B2C المبسطة للعميل فورًا ويُبلغ عنها للهيئة خلال 24 ساعة.
تشتري، أم تربط، أم تبني؟
| الخيار | الأنسب عندما | انتبه إلى |
|---|---|---|
| وحدة المرحلة الثانية من مزود ERP أو نقاط البيع | تستخدم نظامًا شائعًا يدعم الربط مع فاتورة | تكلفة الترخيص، وهل تغطي كل مكان تُصدر منه الفواتير (التطبيق، الموقع، الفروع) |
| الربط عبر واجهة برمجية لمزود فوترة إلكترونية | لديك برمجيات مخصصة وتريد أسرع طريق | رسوم لكل فاتورة، ومرور البيانات عبر طرف ثالث، والاعتماد على استقراره |
| الربط المباشر داخل برمجياتك | الفوترة جزء أساسي من منتجك أو حجم فواتيرك كبير | أنت المسؤول عن التسجيل وأمان المفاتيح وإعادة المحاولة وتحديثات المواصفات |
قائمة تحقق للتطبيق أو نظام ERP أو المتجر المخصص
- حدد كل مكان تُصدر منه منشأتك الفواتير: الموقع، التطبيق، الفروع، فريق المبيعات، وميّز الفواتير الضريبية (B2B) عن المبسطة (B2C).
- غطِّ إشعارات الدائن والمدين، لا الفواتير فقط.
- اجمع بيانات المشتري اللازمة للفواتير الضريبية، مثل الرقم الضريبي والعنوان، عند الدفع أو في سجل العميل.
- خطط لتسجيل كل وحدة فوترة، واحفظ المفاتيح الخاصة والشهادات بأمان، وليس داخل التطبيق نفسه.
- ضع الإرسال في طابور مع إعادة المحاولة، حتى لا يوقف تعطل مؤقت لدى الهيئة مبيعاتك، ونبّه فريقك إلى الفواتير المرفوضة.
- اختبر على بيئة الاختبار لدى الهيئة قبل التشغيل، واحتفظ بسجل لكل ملف XML مُرسل ورد الهيئة عليه.
- اعرض الفواتير باللغة العربية، ويمكن إضافة لغات أخرى بجانبها.
- حدد مسؤولًا عن متابعة تحديثات المواصفات، لأن الهيئة تحدّث متطلباتها التقنية مع الوقت.
كيف تساعدك ويتستونيز
نبني الفوترة ونربطها داخل المنصات المخصصة، بما في ذلك الواجهات البرمجية التي تربط تطبيقك وموقعك وأنظمتك الداخلية. راجع تطوير وتكامل واجهات برمجة التطبيقات وتطوير البرمجيات المخصصة، أو اقرأ دليل تكلفة البرمجيات المخصصة لتقدير الميزانية. وإذا كانت لديك برمجيات قائمة، يمكننا مراجعة متطلبات المرحلة الثانية لنظامك وتقدير العمل.
هذه المقالة معلومات عامة وليست استشارة ضريبية. تحقق من التزاماتك ومواعيدك مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو مستشارك الضريبي.
